Tagesplanung für weniger Stress

Vor einiger Zeit hatte ich euch mein Notfallprogramm vorgestellt, für den Fall, dass die To Do Liste überlauft. Heute geht es darum, dass es gar nicht erst so weit kommt. Und das funktioniert am besten mit dem richtigen Zeitmanagement.

Mir hilft am besten, eine regelmäßige Zeitplanung. Am Wochenende notiere ich alle bereits feststehenden Termine in meinen Tagesplan und suche mir aus meiner To Do Liste noch einige Dinge aus, die ich ebenfalls in dieser Woche erledigen will/muss. Daneben beschäftige ich mich aber auch jeden Abend etwa 5 Minuten mit meiner Zeitplanung. Da schaue ich konkret, was am nächsten Tag ansteht und ob an der vorgenommenen Planung etwas verändert werden muss.

Letzte Woche habe ich euch meinen Putzplan mit den Morgen- und Abendroutinen und den Tagesaufgaben gezeigt und auch den habe ich in meine Tagesplanung integriert. So habe ich wirklich alles wichtige für einen Tag auf einer Seite und muss nicht ständig hin und her blättern. Für die Erfüllung der Morgen- und Abendroutinen habe ich mir im Kalender eine halbe Stunde fest geblockt. So lange brauch ich dafür selten, aber theoretisch habe ich jeden Tag eine zwei halbe Stunden dafür Zeit.

Hilfreiche Tipps fürs Zeitmanagement

Farbsystem nutzen

Ich nutze für mein Zeitmanagement fünf verschiedene Farben, die alle für verschiedene Bereiche stehen. So sehe ich auf den ersten Blick, aus welchen Bereichen der Tag so besteht und ob alles ausgewogen verteilt ist. Grün ist bei mir z.B. Sport und wenn ich jetzt eine Woche lang jeden Tag sehe, dass da überhaupt kein grün vorkommt, dann merke ich direkt, dass da irgendwas schief läuft und ich bei der Planung korrigieren muss.

Meine Farben:

• rot = Arbeit
• blau = Haushalt
• grün = Sport
• pink = Blog
• orange = Freizeitaktivitäten

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Routinen in die Planung aufnehmen

Gefestigte Routinen muss man sich natürlich nicht aufschreiben. Zähne putzen bekommt selbst der größte Listenjunkie ohne Liste hin ;-)

Aber alles, was eine Routine werden soll, aber immer noch nicht ganz so optimal läuft, sollte in die Tagesplanung aufgenommen werden. Wie schon erwähnt, hatte ich eine Zeit lang meine Morgen- und Abendroutinen im Kalender stehen. Mittlerweile nutze ich die rechte Spalte für generelle To Dos, weil ich die Routinen und ihre Reihenfolge mittlerweile drauf hab. Trotzdem blocke ich mir für die Erledigung der Routinen eine halbe Stunde, damit ich dafür auf jeden Fall Zeit habe.

Wecker stellen

Wecker stellen funktioniert auf zwei Arten. Wer Probleme damit hat, Aufgaben überhaupt anzufangen, der kann sich für diese Aufgaben einen Wecker stellen. Ich mach das tatsächlich oft noch für meine Abendroutine. Sonst bin ich wieder Stunden im Internet unterwegs und kurz vor dem Schlafen gehen fällt mir dann ein, was ich eigentlich noch alles müsste.

Für die Leute, die sich mit Aufgaben gerne verzetteln und perfektionistisch veranlagt sind, kann es hilfreich sein, sich für die Bearbeitungsdauer eine Frist zu setzen und dafür einen Timer zu stellen. Wenn ich weiß, dass ich nur eine halbe Stunde Zeit habe, erledige ich die Aufgabe wesentlich schneller und konzentrierter, als wenn ich einfach so vor mich hinarbeite.

Zeitfenster im Kalender für To Dos festlegen

Ich kenne viele Menschen, die sich ihre To Dos für den Tag in einer Liste aufschreiben, aber keine Ahnung haben, wann sie die Aufgaben erledigen und wie viel Zeit sie dafür benötigen. Wenn die Zeit sowieso sehr knapp ist an einem Tag, dann ist es besser, wenn man die To Dos als Aufgabenblöcke in den Kalender übernimmt. So sehe ich erstens, wann Zeit dafür ist und falls ich mir den Wecker stelle oder diszipliniert genug bin, fange ich dann auch wirklich damit an. Und zweitens habe ich genug Zeit, die Aufgabe auch wirklich zu erledigen.

Auch Freizeitaktivitäten gehören in den Kalender

In Zeiten mit viel Stress kommt die Freizeit gerne mal zu kurz. Wenn ich mich momentan erst dann meinen Freizeitaktivitäten widmen würde, wenn ich alle anderen Aufgaben erledigt habe, dann hätte ich exakt keine Freizeit. Pausen und gern gemachte Aktivitäten sind aber wichtig und ich finde, dafür sollten wir uns genug Zeit nehmen. Das geht am besten, wenn wir sie wie einen anderen Termin behandeln und fest im Kalender notieren.

Nicht zu viel Planung

Trotz meiner eigenen Vorliebe für bunte Listen warne ich davor, zu viel zu planen. Ein Tagesplan soll den Alltag erleichtern. Das funktioniert aber nicht, wenn extrem viel Aufwand bei der Planung betrieben wird, dann aber keine Zeit oder Lust mehr übrig ist, Aufgaben auch zu erledigen. Manchmal reicht vielleicht auch doch eine Notfallplanung und dann wird einfach mal gemacht und weniger geplant ;-)

In der Bibliothek könnt ihr euch zwei verschiedene Tagespläne herunterladen. Es gibt eine Version, in der die rechte Seite als universelle To Do Liste genutzt werden kann und eine Version, in der rechts die Morgen- und Abendroutinen und Tagesaufgaben notiert werden können.

Arbeitet ihr mit Tagesplänen? Wie detailliert plant ihr jeden Tag? Erzählt es mir gerne in den Kommentaren.