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Digitale Ordnung: E-Mails

24. November 2014
Digitale Ordnung E-Mails

Nachdem ich vor kurzem meine Festplatte und meine Bilder organisiert habe, widme ich mich heute meinen E-Mails. Man kann es natürlich machen wie mein Vater. Der löscht rigoros alles, was nicht wirklich danach schreit, aufgehoben zu werden. Teilweise sogar, bevor meine Mutter es gelesen hat. Wobei man dazu sagen muss, dass meine Eltern viele Dinge noch gar nicht per E-Mail regeln und sich ihre Mails größtenteils auf private Korrespondenz beschränkt (und meine Mutter auch eine eigene Adresse hat).

Der Normalfall ist mittlerweile aber wohl eher, dass man sehr viel über Mails kommuniziert und dementsprechend voll ist auch schnell der Posteingang. Oder besser gesagt die Posteingänge. Die meisten haben doch mittlerweile mehrere E-Mail Adressen.

Ich habe drei Adressen, die ich momentan nutze: eine „normale“, eine Uni-Adresse und eine Blog-Adresse. Dann existieren immer noch eine alte E-Mail Adresse und eine weitere von meinem alten Blog. Bei beiden kommt es ab und zu mal vor, dass sie jemand nutzt und dann möchte ich das auch mitbekommen.

Meine Ausgangslage sind also 5 E-Mail Adressen, die ich auf meinem iMac, meinem Macbook und meinem Handy abrufen möchte. Ich nutze Thunderbird zur Verwaltung meiner Mails und ich könnte natürlich einfach da und auf dem Handy jeweils fünf Konten anlegen, für jede Adresse eine. Allerdings möchte ich, dass meine Geräte immer synchron sind. Außerdem möchte ich kein eigenes Konto für die beiden alten Adressen.

E-Mail Verwaltung auf mehreren Geräten

Dazu ist es hilfreich, die verschiedenen Konten-Typen zu kennen:  IMAP und POP3 Konten.

E-Mail EinstellungenBei einem IMAP-Konto bleiben die E-Mails auf dem Server. Thunderbird erstellt quasi nur ein Abbild der Nachrichten. Dadurch kann man erreichen, dass die E-Mail Ordner auf mehreren Geräten immer synchron bleiben. Wenn ich auf Rechner 1 eine E-Mail lösche, dann wird sie auf dem Server gelöscht und ist damit auch auf Rechner 2 nicht mehr verfügbar. Und wenn ich eine E-Mail auf Rechner 2 in einen Ordner verschiebe, dann wird sie auch auf dem Server in diesen Ordner verschoben und damit ist das Abbild auf Rechner 1 auch automatisch in diesem Ordner. Klar soweit?

Bei einem POP-Konto werden die E-Mails vom Server runtergeladen. Man kann einstellen, ob sie nach dem Runterladen vom Server gelöscht werden. Wer von mehreren Geräten mittels POP Kontent auf seine Mails zugreifen will, hat dabei auf jeden Fall ein Problem.

Entweder werden die Mails danach vom Server gelöscht. Das bedeutet, dass sie auf Rechner 1 geladen werden, dann vom Server gelöscht werden und somit keine Chance mehr haben, auf Rechner 2 geladen zu werden.

Oder die Mails werden danach nicht vom Server gelöscht. Dann landen die Mails zwar sowohl auf Rechner 1, als auch auf Rechner 2, aber sie müssen auf beiden Rechnern einzeln gelöscht/verschoben werden.

Jetzt könnte man natürlich zu dem Ergebnis kommen, dass man einfach mit IMAP-Konten arbeitet und alles ist gut.

Das trifft an und für sich auch zu und das kann ich auch nur jedem empfehlen, der seine Mails von verschiedenen Geräten abruft. Allerdings bekommt man dann vielleicht irgendwann ein Speicherproblem auf dem Server. Und die Mails liegen auch nicht auf dem eigenen Rechner.

Bei Thunderbird gibt es allerdings sogenannte lokale Ordner. Wenn ich E-Mails da rein verschiebe, sind sie auf meinem Rechner gespeichert. Ab und zu sicher ich so alle wichtigen Mails und lösche sie dann vom Server.

So richtig optimal ist das alles nicht. Also für mich zumindest nicht. Ich hätte gerne eine Kombination von beiden Konten. Aber wie die genau aussehen soll, weiß ich selbst noch nicht genau. Ich tüftel da mal weiter.

E-Mails organisieren

Jetzt habe ich schon mal erreicht, dass all meine Geräte synchron sind. Organisiert ist es immer noch nicht und der Posteingang ist sehr schnell sehr voll.

Ich bin ein großer Fan von einem leeren Posteingang. Und den bekommt man am einfachsten durch eine sinnvolle Nutzung von Ordnern.

Von meinen beiden alten E-Mail Adressen habe ich übrigens Umleitungen eingerichtet, die vereinzelten Mails kommen jetzt also bei meiner aktuellen Adresse an.

Posteingang Thunderbird1. Mails in Ordner sortieren

Hier seht ihr alle Ordner, die ich für meine Blog-Adresse eingerichtet habe. Jede neue E-Mail wird entweder sofort gelöscht oder in den passenden Ordner sortiert. Wenn es keinen passenden Ordner dafür gibt, dann erstelle ich einen neuen. Im Posteingang bleiben nur E-Mails, die in irgendeiner Form eine Handlung von mir verlangen (antworten, ausdrucken).

Bei Thunderbird kann man die Reihenfolge der Ordner erstmal nicht ändern. Ich halte das allerdings für sehr sinnvoll und nutze daher das Add-On „Manually Sort Folders“.

2. Regelmäßig überflüssige Mails löschen

Wichtig ist auch, dass die Mails auch in ihren Ordnern nicht für die Ewigkeit aufbewahrt werden müssen. Also schaut regelmäßig die Ordner durch und löscht, was ihr nicht mehr braucht.

In meinem privaten Mail-Konto gibt es zum Beispiel den Ordner „Käufe“. Da schiebe ich Bestellbestätigungen rein. Wenn ich das Gekaufte dann erhalten habe, lösche ich die Bestellbestätigung.
Löschen allein reicht übrigens nicht, auch der Papierkorb will regelmäßig geleert werden. Oft kann man einstellen, dass der Papierkorb zu gewissen Zeiten automatisch geleert wird.

3. Junk markieren

Junk wird von den meisten Mail-Programmen recht gut erkannt. Ab und zu kommt es aber trotzdem vor, dass sich ein Spam-Kommentar in den Posteingang verirrt. Sinnvoll ist es dann, diesen manuell als Junk zu markieren. So lernt das Programm mit der Zeit immer besser, Junk zu erkennen.

4. Abos hinterfragen und löschen

Es gibt die Sorte Newsletter, die man bewusst und gewollt abonniert hat. Und dann gibt es die Sorte, die man aus Versehen abonniert, weil man irgendwo vergessen hat, das Häkchen zu entfernen. Es ist übrigens nicht legal, ein Newsletter-Abo vorausgewählt anzubieten, leider halten sich nur viele nicht daran. Aber auch die bewusst abonnierten Newsletter interessieren einen vielleicht nach einer gewissen Zeit nicht mehr. Deswegen mein Tipp: uninteressante Newsletter nicht einfach löschen, sonder abbestellen. Erfordert vielleicht am Anfang einige Klicks mehr, spart aber auf Dauer Arbeit.

Dieses Vorgehen hilft dabei, ein immer aufgeräumtes E-Mail Konto zu haben. Durch die IMAP-Nutzung muss ich das auch nur einmal machen, die Konten auf anderen Geräten werden entsprechend synchronisiert.

Wie organisiert ihr eure E-Mails? Habt ihr noch weitere Tipps, wie man den Überblick über die elektronische Post behält? Oder vielleicht sogar die perfekte Lösung für synchrone Geräte ohne die Nachteile von IMAP-Konten?

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8 tolle Kommentare

  • Reply Alizeti 24. November 2014 at 16:53

    Liebe Andrea,
    vielen Dank für deinen tollen Beitrag. Obwohl ich auch mehrere Odrner in meinen Mailadressen habe,häufen sich die Mails immer wie mehr an. In meinen Ferien will ich mir genügend Zeit nehmen um die Mails zu sortieren,zu löschen oder zu verschieben. Besten Dank für deine Tipps,ich kann einige mitnehmen.
    Liebe Grüsse Alizeti

    • Reply Andrea 25. November 2014 at 17:46

      Liebe Alizeti,
      freut mich, dass dir die Tipps weiter helfen. Mail-Chaos ist echt schnell gemacht, ist ja fast alles digital heutzutage.

      LG Andrea

  • Reply Thomas 25. November 2014 at 13:02

    Hallo!

    Guter Artikel, der ungefähr mein Umgang mit Mails beschreibt. Ich habe 5 Mailkonten, die in meinem Mailprogramm zusammen laufen, aber nur auf dem Mac. Mobil empfange ich nur 2 Konten, die anderen sind dafür zu unwichtig.

    Ich habe im Mailprogramm einige Regeln (Filter) laufen, welche eine Menge Mails aussortieren. So bekomme ich oft Statusmeldungen von verschiedenen Systemen auf der Arbeit oder z.B. auch von meinen Blogs und Foren. Diese werden direkt in die passenden Ordner geschoben.

    Als Ablage für wirklich wichtige Mails, welche dauerhaft gespeichert werden müssen, habe ich einen „lokalen“ Ordner erstellt, wo die dann abgelegt werden. Damit sind die IMAP-Server davon befreit. Der Ordner liegt aber in der Dropbox, so dass ich trotzdem von allen Geräten drauf zugreifen kann, wenn das mal nötig sein sollte.

    LG Thomas

    • Reply Andrea 25. November 2014 at 17:47

      Hallo Thomas,
      das mit den Filtern wollte ich auch schon länger mal angehen, aber so richtig hab ich mich damit noch nicht beschäftigt. Muss ich mal machen. Danke für den Tipp.

      LG Andrea

  • Reply Ulli 25. November 2014 at 14:55

    Danke für dem informativen beitrag. Erinnert mich daran, dass ich meine Mail-Konten auch mal ein wenig mehr aufräumen muss und die alten Konten auch endlich mal löschen müsste (habe ja meinen Namen geändert)…
    Eine gute Gelegenheit alles auf IMAP umzustellen.
    Hast du in Thunderbird einen lokalen Ordner, wo du Mails von versch. Konten zum archivieren ablegst oder für jede Adresse einen?

    • Reply Andrea 25. November 2014 at 17:49

      Momentan habe ich nur einen lokalen Ordner. Bin mir aber noch nicht sicher, ob das so optimal ist. 100% perfekt finde ich mein System nämlich immer noch nicht.

  • Reply Sunray von The Organized Cardigan 27. November 2014 at 21:51

    Hallo Andrea,

    sehr guter Beitrag, danke dafür!
    Ich mache es ähnlich wie du und ebenso ähnlich fühlt es sich trotzdem es schon ein gutes System ist (finde ich) noch nicht richtig rund an. Heute wurde ich auf Google Inbox aufmerksam gemacht, was scheinbar bereits existierende Funktionen von Mailclients (wie Ordner einrichten, Schlagworte vergeben, Absendern schon beim Abrufen Ordner zuordnen etcpp) aufgreift, aber bereits „selbstverständlich“ damit arbeitet und nicht erst separat eingestellt werden muss. Vielleicht ist das ja interessant für dich? Ich werde mir das auf jeden Fall zumindest mal anschauen.

    Liebe Grüße
    Sunray

    • Reply Andrea 28. November 2014 at 11:35

      Das mit der Google Inbox klingt interessant, muss ich mir bei Gelegenheit mal anschauen. Danke für den Tipp.

      LG Andrea

    Yeah, ein Kommentar. Ich freu mich.