ORGANISIEREN

Wenn die To Do Liste überlauft

7. September 2015
Tipps für besseres Zeitmanagement, To Do Liste priorisieren

Die Sommerpause auf Miss Konfetti ist vorbei – der Sommer hoffentlich noch nicht. Ich hoffe, ihr habt das schöne Wetter alle genossen. Mein Sommer war leider wenig Erholung sondern mehr To Dos abarbeiten. Auf der Arbeit gab es dieses Jahr leider kein Sommerloch und die Masterarbeit schreibt sich nebenbei nicht von alleine. Es war alles was viel in letzter Zeit und aus diesem Grund, habe ich mich auch mal wieder vermehrt mit den Themen Ordnung und Organisation beschäftigt. Der Tag hat nur 24 Stunden und da wir das nicht ändern können, müssen wir die Zeit einfach sinnvoller nutzen. Gerade wenn es stressig ist. Heute verrate ich euch, wie ich mir im allergrößten Chaos weiter geholfen habe, um irgendwo einen Anfang zu finden.

To Do Liste schreiben

Als erstes schnappt man sich einen Zettel und einen Stift und schreibt wild durcheinander alle Aufgaben auf, die einem einfallen. Das muss noch nicht sortiert oder priorisiert werden, einfach drauf los schreiben, so wie sie einem in den Kopf kommen. Mir hilft es, auch kleine Aufgaben aufzuschreiben oder Dinge, von denen ich jetzt schon weiß, dass sie nicht so bald erledigt werden müssen. Aber alles was ich aufschreibe, kann ich aus meinem Gehirn löschen und das hilft ungemein.

Wenn auf dieser Liste dann Dinge stehen, die in maximal 5 Minuten erledigt sind, dann werden sie sofort erledigt. Macht die Liste vielleicht schon mal kürzer und für einen 5 Minuten Punkt braucht man meistens keine große Planung.

Tipps für besseres Zeitmanagement, To Do Liste schreiben

Aufgaben priorisieren

Im nächsten Schritt werden die Aufgaben priorisiert. Ich nutze dafür das Eisenhower-Prinzip, das mit den Prioritäten A bis D arbeitet.

A = wichtig und dringend

B = wichtig und nicht dringend

C = nicht wichtig und dringend

D = weder wichtig noch dringend

Tipps für besseres Zeitmanagement, To Do Liste priorisieren

Meistens sind es übrigens die C Aufgaben, die einen von den wirklich wichtigen Aufgaben abhalten und Zeit kosten. Diese Aufgaben bekommt man oft von anderen aufs Auge gedrückt, wenn es sich dabei um den Chef handelt, ist es schwierig, sich davor zu schützen. Bei mir war es akut vor allem der Haushalt, der sehr dringend nach Erledigung gerufen hat. C Aufgaben kann man oft sehr gut delegieren, was sich beim Haushalt auch super anbietet. Der Mann macht sowieso seinen Anteil im Haushalt, aber als ich im Masterarbeitsstress war, hat er eben noch einige Aufgaben von mir übernommen. Und der Rest ist halt mal liegen geblieben und wir mussten mit der ein oder anderen Staubmaus leben. Kann man auch mal machen 😉

D Aufgaben hab ich komplett gestrichen. Was weder wichtig noch dringend ist, hat in stressigen Zeiten leider Pech gehabt.

Bei den wichtigen A und B Aufgaben habe ich zusätzlich noch die Deadlines notiert, bis wann ich diese Aufgaben erledigt haben möchte oder sogar muss.

Tagesplanung

Im nächsten Schritt hab ich mich dann der Planung des nächsten Tages gewidmet und ihn vorrangig mit A und B To Dos gefüllt. Was mir ungemein hilft, ist die einzelnen Aufgaben noch mal in kleinere Schritte zu unterteilen. „Masterarbeit schreiben“ klingt als To Do z.B. echt demotivierend, „Literatur besorgen“ oder „Kapitel 3 überarbeiten“ ist hingegen eine machbare Aufgabe.

Ein weiterer Tipp ist die sinnvolle Kombination von Aufgaben. Wenn ich zum Zahnarzt muss, dann kann ich vorher schnell die Waschmaschine anstellen und auf dem Rückweg gleich noch die Bücher besorgen und schnell einkaufen. Spart wesentlich mehr Zeit, als dafür mehrmals loszufahren.

Tipps für besseres Zeitmanagement, Tagesplan erstellen

Damit man sich bei den einzelnen Aufgaben nicht verzettelt, hilft es auch oft, sich eine enge Frist zu setzen oder sich erstmal nur einen ersten Zeitabschnitt dafür vorzunehmen. Meist schafft man in kurzer Zeit doch wesentlich mehr, als man vielleicht denkt. Man kann bestimmt nen halben Tag damit verbringen das Bad zu putzen. So mit Fugenreinigung mit der Zahnbürste oder sowas. Man kann es aber auch in einer halben Stunde schaffen und das sollte man auch tun, wenn man sowieso wenig Zeit hat. Mir hilft es dabei, dass ich mir einen Timer am Handy stelle und dann nach der halben Stunde auch wirklich aufhöre. Beim Bad putzen war ich eigentlich immer schon vor dieser Zeit damit fertig (das Stichwort für schnell erledigten Haushalt ist übrigens Regelmäßigkeit, aber das kommt in nem extra Beitrag ;-)).

Weitere Tipps bei wenig Zeit:

  • Handy aus
  • PC aus
  • Perfektionismus aus

Damit hab ich auch immer noch so meine Probleme. Ich lass mich gerne mal ablenken und aus „mal kurz was bei Facebook schauen“ wird dann eine 2 stündige Tour durch Facebook-Twitter-Pinterest-Instagram-dieses-Internetz. Pausen sind auch bei vollem Terminplan wichtig, aber ich muss mir auch dafür nen Timer setzen. 10 Minuten Pause und danach kommt das Handy wieder weg. Wer das nicht hinbekommt, sollte die Pausen anders nutzen, um gar nicht in Versuchung zu geraten.

To Dos abarbeiten

Und so plant man dann Tag für Tag und erledigt in kleinen Schritten nach und nach alle Aufgaben. Mir hilft es, die Aufgaben auch direkt im Kalender zu notieren. So seh ich direkt, was an dem jeweiligen Tag so ansteht. Mit der Zeit bekommt man auch ein gutes Gefühl dafür, wie viel man an einem Tag schaffen kann. To Dos auf den nächsten Tag zu übertragen ist nämlich echt ätzend. Abhaken ist wesentlich besser 🙂

Tipps für besseres Zeitmanagement, To Dos in Kalender übernehmen

Hier nochmal alle meine Tipps in der Übersicht

  • alles auflisten
  • 5 Min. Aufgaben -> erledigen
  • priorisieren und delegieren
  • in kleine Portionen aufteilen
  • Tagesplanung
  • machen
  • Aufgaben sinnvoll kombinieren
  • Zeit begrenzen
  • Handy aus, Internet aus, Perfektionismus aus
  • jeden Tag neu planen und Schritt für Schritt alles abarbeiten

Wenn das immer noch nicht reicht: halbe Stunde weniger schlafen. Fällt mir persönlich wahnsinnig schwer, aber macht unterm Strich pro Woche 3,5 Stunden mehr aus.

Habt ihr noch weitere Tipps, für Zeiten in denen das Chaos regiert?

Habts fein und genießt den Tag!

Andrea

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5 tolle Kommentare

  • Reply Kirsten 7. September 2015 at 11:14

    Ein schöner Beitrag! Ich bin auch ein Listen-Fan und teile mir das auch gerne ein, wie du es beschrieben hast. Leider leide ich durchaus ab und zu unter Prokrastination und so mache ich dann doch immer wieder Dinge auf den letzten Drücker. Noch schwieriger finde ich es eigentlich mit meiner Freizeit-To-Do-Liste. Wenn es nicht gerade ein Geschenk werden soll, gibt es da eigentlich keine Dringlichkeiten. Da fällt es mir schonmal schwer, mich zu entscheiden was als erstes dran ist 😉
    Liebe Grüße, Kirsten

  • Reply Andrea 7. September 2015 at 14:09

    Hier mein kleiner bescheidener Tip, der mich seit Jahren durch den Alltag lenkt und mir den Kopf für die wirklich wichtigen Dinge im Leben freihält.
    – ToDo-Liste auf dem Smartphone aktivieren oder eine entsprechende App aus dem App Store laden.
    – ToDo’s erfassen und gleich mit Datum und Uhrzeit versehen.
    – Wenn die ToDo aufploppt, erledigen!

  • Reply Bonner Linktipps am Dienstag: To-dos, IFA, Flüchtlinge, Tennis, Baskets und Tweets | Bundesstadt.com 8. September 2015 at 9:55

    […] alias Miss Kon­fetti hat sinn­volle Tipps zur Auf­stel­lung und Ver­wal­tung von To-do-Listen. Schließ­lich ist es nicht damit getan, Auf­ga­ben auf einen Zet­tel zu schrei­ben, sie […]

  • Reply Julia 15. September 2015 at 15:10

    Ich mag Deine Orga-Posts total gerne. Ich schreibe auf meine To-Do-Listen auch gerne Dinge, auch ganz kleinteilige, von denen ich weiß, dass ich sie gleich schon bald erledige. Dann kann ich das gleich schon durchstreichen und hab ein gutes Gefühl (so ein bisschen Selbstbeschiss hilft). Also nicht einfach „Konzept schreiben für XY“, sondern „Recherche für Konzept“, „Vorlage anlegen für Konzept“, „Briefinggespräch für Konzept“ usw. Dann kann man schon Teilschritte abhaken, statt nur das große Ganze zu sehen.
    Die Idee sich den Wecker zu stellen für Pausen und andere Tätigkeiten finde ich total hilfreich. Seit ich von zuhause arbeite, mache ich das auch so. Sonst vertrödelt man elend viel Zeit.
    Ich bin gespannt, was Du noch so alles an Tipps parat hast 🙂

  • Reply Anita 19. Juni 2016 at 9:03

    Hallo 🙂
    Wollte mich gerne bedanken! Deine Tipps zur PC Struktur haben mich gerettet!
    Kannst du mir bitte sagen, welcher Tageskalender oben auf dem Bild abgebildet ist?
    Die Einteilung finde ich total klasse!
    Bin auch ein Prokrastination-Spezialist und möchte gerne mehr schaffen! Freue mich schon auf weitere Beiträge!
    Liebe Grüße! Anita

  • Yeah, ein Kommentar. Ich freu mich.